L’arribada d’una nova persona és clau per a qualsevol organització, especialment al sector de l’economia social i solidària, on la cultura organitzativa i els valors compartits són essencials. Tenir un bon protocol de benvinguda ajuda que les noves incorporacions se sentin acollides, entenguin el seu rol i s’integrin amb l’equip de manera àgil. En aquest article, us expliquem com estructurar aquest procés perquè sigui efectiu i alineat amb els principis de la vostra entitat
Objectius del procediment de benvinguda
El procediment de benvinguda no és només un tràmit administratiu, sinó una eina estratègica per garantir una integració amb èxit. Aquests són alguns dels seus objectius principals:
- Facilitar l’adaptacióa la cultura i la dinàmica de l’organització.
- Accelerar el procés d’aprenentatge, proporcionant informació clara i accessible des del primer dia.
- Enfortir el sentit de pertinença, fomentant un ambient proper i motivador.
- Reduir la incertesa, resolent dubtes sobre funcions, eines i expectatives del lloc.
- Evitar rotacions innecessàries, assegurant que l’empleat se senti còmode i valorat des de l’inici.
Fases del procediment de benvinguda
Per assolir aquests objectius, és important estructurar el procediment en diverses fases perquè l’acolliment d’una nova persona no comença el primer dia de feina, sinó abans. Aquí et deixem les tres fases clau per a un procés d’onboarding exitós:
1. Abans de la incorporació
Preparar-ho tot amb antelació és clau perquè el primer dia sigui fluid. En aquesta fase s’han de fer tasques com:
- Enviar un correo de bienvenida con información sobre la entidad, su misión y valores.
- Compartir detalls logístics: horari, adreça, accés a eines digitals, etc.
- Assignar una altra persona de l’organització que faci la benvinguda el primer dia i faciliti l’adaptació inicial.
- Preparar l’espai de treball (físic o digital) i assegurar-se que hi tingui accés.
2. El primer dia i la primera setmana
El primer dia és crucial, així que ha d’estar ben planificat per no generar gaire confusió, encara que és normal sentir-se perdut. Algunes bones pràctiques inclouen:
- Fer una presentació de l’equip i l’organització perquè conegui la resta de persones
- Explicar les funcions i expectatives del lloc de manera clara i sense sobrecarregar.
- Donar accés a eines i documents essencials per a la seva feina.
- Realitzar una petita reunió de benvinguda , on es comparteixin els valors de l’entitat i es resolguin dubtes.
- Proposar una primera tasca senzilla perquè comenci a integrar-se activament, com llegir documents o crear comptes corporatius.
3. Seguiment i acompanyament
La incorporació no s’acaba després de la primera setmana. Un bon onboarding ha d’incloure un seguiment estructurat per assegurar una bona adaptació així com el suport necessari. Algunes accions clau són:
- Reunions periòdiques de seguiment per resoldre dubtes i recollir feedback.
- Avaluacions informals sobre com està anant el procés d’incorporació.
- Ajustaments en el procés si es detecten millores necessàries.
- Reforç de l’acompanyament per part del mentor o persona de referència.
Un bon seguiment marca la diferència i ajuda a consolidar el compromís amb l’entitat.
Manual de benvinguda
El manual de benvinguda és un document que recull la informació essencial sobre l’organització i el funcionament. No ha de ser un text dens i burocràtic, sinó una guia clara i accessible que ajudi el nou empleat a ubicar-se. Tenir un manual de benvinguda ben estructurat facilita l’adaptació i redueix els dubtes inicials, incloent-hi:
- Informació sobre la missió, la visió i els valors de l’entitat.
- Dades pràctiques: horaris, estructura organitzativa, contactes clau.
- Ús de ferramentes i recursos interns.
- Drets i responsabilitats del treballador.
- Consells per a una integració exitosa a l’equip.
Un bon protocol de benvinguda és clau per assegurar que els nous empleats s’integrin amb èxit i se sentin part de l’equip des del primer moment. A l’economia social i solidària, on els valors i la cultura compartida són fonamentals, aquest procés cobra encara més importància. A UpmeUp volem acompanyar-te en el procés de millora de la teva gestió de talent, així que no dubtis a consultar els nostres webinars i recursos per a entitats.
Invertir temps a millorar l’acollida del personal no sols augmenta la satisfacció i el compromís, sinó que també enforteix l’organització en conjunt. La teva entitat ja té un protocol de benvinguda ben definit? Si no, ara és el moment de posar-lo en marxa!
